Settembre 2015
Vogliamo porre alla vostra attenzione sull’importanza della “formalizzazione della vita associativa”, che come sappiamo già si concretizza nella predisposizione dei libri sociali, quali Libro dei verbali dell’Assemblea, Libro dei verbali del Consiglio Direttivo, Libro Soci.
Come sottolineiamo spesso, in primis, è la stessa normativa civilistica e fiscale che impone alle Associazioni di dare prova della vita associativa, soprattutto per dar prova del rispetto dei requisiti di democraticità, uguaglianza e dell’effettiva partecipazione tra tutti gli associati nel prendere decisioni per la gestione della stessa. Il mancato rispetto di tali requisiti comporta la perdita della qualifica di ente commerciale in sede di accertamento fiscale.
Tuttavia, in questa sede tratteremo, dell’importanza della predisposizione dei libri sociali sotto un altro punto di vista, per farvi capire l’importanza degli stessi nei rapporti interni tra i associati, soprattutto qualora ci siano dissidi tra di loro.
Molto spesso si rivolgono a noi associazioni con forti contrasti tra associati, ad esempio assistiamo a casi:
- di persone che avendo operato per anni come “tesserati” all’interno dell’associazione, pensavano di essere associati della stessa, in realtà non lo erano e lo scoprono quando in presenza di disaccordi per la gestione dell’asd, i soci effettivi, sollevando tale aspetto, non li fanno partecipare alle decisioni;
- di associati effettivi (risultanti dall’atto costitutivo), che si sono “dati alla macchia” e la loro assenza determina l’impossibilità di costituire un’assemblea legalmente efficace con i quorum previsti dallo statuto;
- di assemblee annullabili perché non erano stati convocati tutti gli associati (in questo caso gli associati non convocati e in disaccordo con le decisioni prese in assemblea hanno proceduto legalmente per dichiarare nulle tali delibere);
- di associati che vorrebbero accertare chi ha assunto impegni in nome e per contro dell’asd, magari nei casi di richiesta di pagamento di posizioni debitorie da parte di fornitori finora sconosciuti.
Potremmo continuare veramente a lungo nella citazione delle casistiche, ma quello che ci preme è sollecitarvi affinché poniate la giusta attenzione alla predisposizione di questi documenti (verbali in primis) che “in tempi buoni” vi paiono solo come un’”inutile scocciatura”.
A volte basta veramente poco per formalizzare l’ammissione o le dimissioni di un nuovo socio, predisponendo la richiesta di ammissione in carta bianca e lo specifico verbale del Consiglio Direttivo che le ratifica.
Anche l’aggiornamento del libro soci non richiede particolari formalità, ma solo un briciolo di tempo e di attenzione.
Tutte queste accortezze possono veramente tutelarvi ed aiutarvi nei rapporti tra associati ed evitare spiacevoli rammarichi in futuro.
