Aprile 2023
Anche nel testo della Riforma dello Sport è previsto che gli associati delle ASD approvino il proprio rendiconto, solitamente entro la fine del quarto mese successivo alla chiusura dell’esercizio. Per le associazioni che hanno l’esercizio solare, aprile costituisce quindi il mese in cui il rendiconto va approvato.
Prima di tutto occorrerà verificare quanto previsto dallo statuto, circa la durata dell’esercizio sociale, il termine effettivo di approvazione del bilancio/rendiconto, la modalità di convocazione dell’Assemblea, etc.
In genere, essendo diffusa l’applicazione della l. 398/91, salva anche con l’avvio della riforma sportiva, viene redatto un rendiconto per cassa, in cui, partendo dai saldi finanziari di cassa e banca al primo giorno dell’esercizio, vengono esposti ricavi incassati e costi sostenuti, per arrivare ai saldi finanziari di fine esercizio.
È necessaria la suddivisione tra entrate e uscite istituzionali e commerciali.
Si ricorda che oltre alla redazione del rendiconto, le associazioni devono provvedere a conservare tutta la documentazione contabile di supporto ai dati inseriti nel rendiconto medesimo (C.M. n. 124/E del 12/05/98). Inoltre le fatture di acquisto e vendita debbono essere numerate progressivamente.
In caso di raccolta pubblica di fondi, entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio, dovrà essere redatto un apposito rendiconto e una relazione illustrativa, in cui saranno esposte le entrate e le spese riguardanti le celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione. Il risultato netto delle raccolte di fonti dovrà essere esposto nel rendiconto annuale.
Gli associati hanno il diritto di esaminare il rendiconto e la documentazione a supporto per redigerlo. Ma prima di sottoporlo all’approvazione dei soci, il Consiglio Direttivo, cioè l’organo amministrativo dell’ente sportivo, deve procedere alla redazione del rendiconto e all’approvazione della versione da sottoporre all’assemblea. Solo con questo iter sarà giustificata e rispettata la democraticità ed effettività del rapporto associativo.
Altro aspetto che pare scontato, ma dall’esperienza quotidiana non lo è affatto, è sapere chi sono effettivamente i soci dell’associazione. Si tratta dei soggetti regolarmente iscritti a libro soci e che hanno volontariamente sottoscritto la domanda per diventare associato dell’ente, impegnandosi a rispettare lo statuto sociale e a partecipare attivamente alla vita associativa. Questi soggetti non vanno confusi con i tesserati, che sono invece coloro che svolgono semplicemente attività sportiva per tramite dell’ente. Sulla differenza fra associato e tesserato vi rimandiamo a questo contributo https://www.studiostefani.it/news-commercialisti-societa-sportive/341-asd-l-essenziale-differenza-fra-tesserato-ed-associato
Riassumendo, l’iter corretto per porre in essere l’adempimento centrale della vita dell’associazione, è il seguente:
- Il Presidente convoca il Direttivo per la stesura della bozza del rendiconto, che verrà approvata dal Consiglio;
- Della riunione verrà redatto un verbale, riassuntivo dei punti cruciali trattati, che sarà sottoscritto dal Presidente e dal Segretario nominato;
- Il Presidente convoca l’Assemblea Dei Soci;
- L’assemblea in prima o seconda convocazione, a seconda delle presenze raggiunte, approva il rendiconto;
- Della riunione verrà redatto un verbale, riassuntivo dei punti cruciali trattati, che sarà sottoscritto dal Presidente e dal Segretario nominato.
Nei verbali è opportuno esporre le modalità di convocazione, il numero di presenti, se idoneo o no a deliberare i punti all’ordine del giorno, i dati anagrafici dei soci presenti e far firmare il foglio presenze, da conservare assieme al verbale. I verbali possono essere redatti in fogli “liberi” non vidimati o bollati, ma devono essere raccolti in modo cronologico ed ordinato. Si rammenta che i libri dell’Assemblea e del Direttivo costituiscono documenti che vengono sempre richiesti durante le ispezioni dell’Agenzia delle Entrate, della Siae o della Guardia di Finanza, che tramite il relativo esame andranno a verificare l’effettività del rapporto associativo e la democraticità della gestione dell’ente.
